Změna postupů jako příležitost, nebo hrozba?
Je zvláštní, jak se často držíme zaběhaných postupů, i když se díky tomu řítíme do záhuby. S tímto přístupem se setkávám v řadě firem. Možná je to obava z nového - pocit, že změna je nevyzkoušený experiment, do kterého není radne se pouštět. Možná je to obava, že změněný postup bude ještě horší... Přitom změna je součástí našeho života! Vše se neustále mění a vyvíjí. Bylo by mnohem lepší předcházet očekávatelným potížím, než se jimi nechat postrkovat. To znamená, že zlepšovat firemní procesy je lepší v době, kdy je na to čas = firmě se daří. Jak snadno se to napíše a jak těžké to je v reálném životě firem!
Před časem jsem byl v jedné firmě, kde šéf přemýšlel o tom, jak zlepšit firmu. V rámci přípravy na poradenství jsem udělal základní vstupní analýzu, která ukázala, že je co zlepšovat. Jen pár příkladů:
- nízká efektivita řady činností
- systémové nedostatky
- nečitelná image
- malý týmový duch a nízká motivace
- nedostatek času (operativa vládne a strategie pláče)
- neutrální až negativní komunikace
Následně jsme na workshopu s TOP managementem řešili možnosti docela velkých změn, které by přinesly podstatné zlepšení. Na moji přímou otázku, zda opravdu změnu chtějí, odpověděl nejvyšší šéf: „Samozřejmě!“, ale ostatní mlčeli. A tak jsem se ptal znovu. A zase bylo ticho. Teprve po mém třetím pokusu se ozval jeden z TOP manažerů, že jako i oni tu změnu chtějí. Že jen nechtěli vypadat divně. No, vzbudili u mne velké podezření, že to s jejich zájmem nebude tak žhavé. V průběhu dne se také ozývaly různé „výkřiky“ svědčící o obranném postoji ke starým pořádkům a proti zavedení postupů nových. Když jsme pomalu končili, tak to dorazili dotazem: „A co když nám dají všichni výpověď?“ Konečně vyplula na povrch asi jedna z nejdůležitějších obav, která za jejich odmítavým postojem byla.
Je vám to povědomé? Chápu a rozumím. I já jsem byl spolumajitelem firmy…
Pracovníci každé firmy přitom něco umím a něco dokázali! Jde o to využít všeho pozitivního a vyhnout se tak pocitu: "To jsme všechno dělali špatně?" Nikoliv, to jen svět kolem nás se mění. Laciné, ne příliš kvalitní produkty může dnes z Asie přívést každý... Neustále se zvyšuje tlak na kvalitu i u služeb. A tak je potřeba některé postupy, i když jsme je tak dělali vždycky (možná právě proto), změnit a začít je dělat ještě lépe!
Naštěstí ve většině firem není situace úplně kritická, proto nepotřebují krizové řízení (rychlá a tvrdá opatření). A přesně tak na tom byla tato firma. Mohli jsme si dovolit v rámci přípravy na projekt změny zlepšit manažerské dovednosti, naplánovat strategii Jak zlepšit firmu, včetně milníků a scénářů reakcí na očekávatelné průvodní negativní situace (základy Risk managementu). Celou strategii jsme rozpustili až na detailní úkoly a cíle pro jednotlivé pracovníky formou evoluce a ne revoluce (nechali jsme také prostor pro zapojení lidí do návrhu postupů vedoucích ke splnění úkolů). Naplánovali jsme proto potřebné vzdělávání a workshopy, ale také mentoring, koučování a poradenství. Vytvořili jsme motivační systém pro podporu přechodu na nové postupy. Na závěr jsme stanovili strategickou interní komunikaci (i vizuální management) s cílem minimalizovat odpor proti navrženým změnám a naopak, podpořit jejich pochopení a přijetí.
Už jen samotná příprava projektu změny snížila u TOP managementu obavy z případných negativních reakcí podřízených. Čas věnovaný přípravě se bohatě vyplatil při následném řízení projektu Jak zlepšit firmu v praxi.
Samotná změna, bez ohledu na rozsah, má smysl jen tehdy, pokud se podaří zajistit její trvalost. To znamená, že se zamezí návratu do starých kolejí. Proto jsme v rámci projektu změny použili jako základní techniku postupy z procesního řízení. Popsali jsme jednotlivé činnosti, stanovili jejich pořadí a odpovědné osoby za kvalitu. Následně jsme vše propojili s interními předpisy, instrukcemi a normami.
V této firmě neměli zavedený žádný z mezinárodních systémů kvality (TQM, ISO, atd.), ani o nich neuvažovali. Přesto všechny změny, které jsme provedli, směřovaly k naplnění postupů těchto norem (např.: zjišťování spokojenosti zákazníků, řízení kvality jako součást obchodní strategie). Pokud jednou budou o jejich přijetí uvažovat, tak k nim budou mít mnohem blíž, než před změnou.
A pokud vás zajímá celkový čas projektu změny, tak jsme postupné zlepšování rozplánovali na dva roky. A to není žádná revoluce, ale evoluce!
Témata, která by vás také mohla zajímat:
Benchmarking jako základ učení se od lepších - http://benchmarking.webmium.com/
Kdy mají kurzy a školení (firemní vzdělávání) smysl - http://kurzyaskoleni.webmium.com/
Mediace sporů ve firmách - http://mediacesporu.webmium.com/
Interní strategická komunikace, aneb: "Blbá nálada vládne!" - http://internistrategickakomunikace.webmium.com/
Založení firmy - http://zalozenifirmy.webmium.com
Prodej jako životní filosofie - http://prodej.webmium.com
Manažerské dovednosti / jak získat čas na strategii - http://manazerskedovednosti.webmium.com
Funkční risk management - http://riskmanagement.webmium.com
Karel Viták
poradce pro management,
certifikovaný lektor a kouč
